首先是清洁卫生，摆放好会议桌和足够数量的会议椅，调整好座椅位置（同一水平线、内面对面）。
订做容欢迎条幅，可挂在会场门口，也可在室内适当位置；
摆放花卉，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可订做鲜花花束，但要把握好尺寸，不可过大过高，花卉颜色可视会议主题而定；
确定参会人数、人员，打印座次牌，准备签字笔、笔记本等物品（每人一套）；
若人数较多、会场较大，则必须准备会议米，并调试好；
准备多媒体设备，完成调试工作；
桌面物品：正前方座次牌，右手正前方杯垫及水杯（杯把向右侧转45度），靠近水杯位置摆放消毒湿巾（也可不备），左手前方可放置水果或瓶装纯净水（以防领导不喝茶水），正中放置笔记本，笔记本右侧放签字笔。其他物品，如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放，注意桌面整齐划一，不可过于拥挤、杂乱。