在传统的档案管理过程中，密集柜一直被用来存放大量纸质原始资料，但密集柜的劣势却很少有人知道，下面来介绍一下使用档案密集柜的相关注意事项。
1） 密集柜对库房地面承重有一定的要求
安装密集柜时的参照标准，一般要求承重性能要达到荷载要求，这样才能使安装完工的档案装具顺利而安全的运行使用，地面承重主要指在楼层设计档案密集柜时，要保证装载的密集柜不能超过建筑设计的荷载标准。档案库房楼面均布活荷载应为5KN/ m2，采用密集架时不应小于12KN/m2，对于承重不合格的档案库房，不应安装密集架，如已经安装密集架，则需要尽快采取加固措施，确保档案及使用者的人身安全。
2） 密集柜拆卸搬运极不方便
随着档案资料的数量越来越多，这就必须扩大或增建档案室或档案库房，那么原来的密集柜怎么办呢，扔掉太可惜，拆装又不方便，而且密集柜的拆装还需要一定的技术要求，拆卸费用不菲，拆卸之后如需搬运到新库房重新安装又是一笔成本支出，且重新组装的密集柜质量无法保证。
3）密集柜的防尘工作繁琐
密集柜之间是有缝隙的，所以密集柜的防尘工作要做好。灰尘会摩擦和破坏档案纸张纤维，会使档案字迹线条模糊不清。保护好档案必须做好防尘工作。要经常打扫档案室，清洁档案柜，防止灰尘污染档案。
3） 购买密集柜的成本高昂
市面上一般的密集柜价格大约是850元/立方。如果是200平米的库房就可能需要50多万元的前期投入，这么大面积的库房房租也需要大约20万每年。
4）响声较大，色调单一
密集架使用时由于质料的天然因素，会产生人们不太喜欢的声响，在颜色上，密集架最初也只有单一的色调。
4） 质感坚硬冰冷 密集架的原材料是铁以及这一类冷轧薄钢板，物理特性决定了钢制家具坚硬冰冷这个特点，而这种特点，与人们中意的质感温馨有背道而驰之感。因此，密集架往往因为质感上的原因被许多人拒之门外。
6）老旧密集柜会生锈脱轨
密集架使用时间久了，倒链就是生锈，摇把旋转起来就会费力，还有就是有时候会出现脱轨，不能打开密集架，导致文件不能拿出，耽误使用。
综上所述，不论是从投入成本或后期维护保养来看，租房自建档案室并安装密集柜对于档案资料增加迅速的公司来说都不会是长久之计，那么选择专业的档案存储外包服务才是明智之举。开窍乐专业的档案外包存储服务可以帮您解决以上所有不便之处，并为您节约50%以上的成本，为您提供安全存储，快速调阅，实时电子化等一系列配套服务。