一、如何收集展览会专业观众的信息
展览会专业观众的信息资料，包括姓名、所在单位（公司）、所任职务、办公地址、联系方式（电话、传真、手机、电子邮箱等）等内容。
收集专业观众的信息资料，一般有两条途径：
一是，借助各种公开或非公开的信息资源载体，收集所需要的专业观众资料。公开的信息资源载体主要有电话黄页、工商黄页、互联网名录、展览会会刊名录等。非公开的信息资源载体又分为两类，一类是自用信息的资源拥有者，如邮政部门拥有的报刊发行名录，会议主办者拥有的与会者名录；一类是专业从事信息服务的经营机构，如信息咨询公司。
二是，通过展览会收集专业观众资料。主要是在展览期间对观众进行登记，而后对登记的资料进行整理，形成规范的专业观众信息资料。展览会现场收集的专业观众资料，主要是观众的名片或观众填写的登记表。
以上两条途径，可以结合使用。初次举办的展览会，主要通过第一种途径收集专业观众的信息资料。而每年定点定期举办的展览会，主要通过第二种途径收集专业观众的信息资料。
专业观众信息的质量关键在于能否具体到个人。换言之，只有单位（公司）的资料，而无法获得专业观众个人的资料，将会大大降低邀请专业观众工作的有效性。
二、展览会专业观众邀请的主要途径
展览会邀请专业观众的途径有六：一是，通过媒体发布展览会信息；二是，通过电话邀请；三是，通过邮寄邀请函；四是，通过互联网发送邀请函；五是，通过手机发送邀请短讯；六是，通过参展客商邀请他们的用户。其中，电话、邮寄信函、手机短讯是主要途径。
邀请专业观众的媒体，主要是与展览会题材相关的专业媒体，即行业性或专业性的杂志、报纸或网站。目前，通过网站发布信息的展览会，呈明显上升趋势。通过媒体邀请专业观众的优点是：信息容量较大，信息存留时间长，可对展览会进行深度宣传，展览会信息和媒体信息可产生互动作用。在操作上，对选择的媒体及其发布内容、形式和时间等方面，均需早作策划，包括用展位和媒体互换广告的洽商。
电话邀请是最有效的形式。因可通过语言沟通，知道对方是否前来参观；即便对方不愿意来，也可了解原因。
邮寄信函邀请专业观众，仍然是多数展览会采取的方式。其需要展览会组织机构掌握较为丰富的专业观众信息资源。其优点是较为正式和礼貌，令收信人印象深刻，但邮寄信函的费用较高。
通过互联网发函和发送手机短讯邀请专业观众，正在被越来越多的展览会所青睐。其同样需要展览会组织机构掌握较为丰富的专业观众信息资源。其优点是特别适合中青年观众，具有及时提醒作用，利于加深印象。
三、展览会专业观众信息资料的积存
展览会应建立由电脑管理的数据库，对收集到的专业观众信息资料，进行筛选、录入、核实、整理等工作，以便专业观众邀请工作。具体如下：
（1）筛选资料：即审查已经收集到的专业观众信息资料，以专业是否对口为主要标准，筛除不合标准的资料。
（2）录入资料：即将符合标准的专业观众信息资料录入电脑。录入通常采用表格形式。
（3）核实资料：即对录入电脑的信息资料所提供的电话进行查询，以核实专业观众资料的真实性，并通过查询尽可能地完善信息资料。
（4）整理资料：即对已经核实的资料进行分类。一般按专业观众所在地区或所在行业进行分类，以利分析专业观众的构成，评估专业观众邀请工作的绩效。
按专业观众的所在地区分类，大致有两种情况：国际性或全国性展览会的专业观众通常又分为境内外和国内各省（自治区）、直辖市；地方性展览会的专业观众分至省以下各市（州）。
按专业观众的所在行业分类，需要根据展览会的题材划分行业。如机床与工具展览会专业观众的行业分类，通常分为通用设备制造、专用设备制造、机械零部件、机械加工材料、机械工业服务和机床与工具销售代理等行业。大型规模的机床与工具展览会，还会在以上基础上进一步细分行业。如对专用设备制造行业的专业观众，还会细分为汽车制造、船舶制造、化工设备制造、电力设备制造等行业。